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Entretien professionnel : obligation règlementaire ou levier de management ?

rawpixel-com-252127L’entretien professionnel est obligatoire, à chaque entreprise de transformer l’essai pour en tirer de la plus-value. Isabelle Bodin, Consultante experte, donne son point de vue.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés ?

Créé par la loi de mars 2014 sur la formation professionnelle, il concerne tous les salariés de toutes les entreprises quelle que soit leur taille. L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans et après une absence de longue durée (arrêt maladie longue durée, congé maternité, congé parental, congé syndical). Tous les 6 ans, un entretien récapitulatif permet de fait le point sur les formations réalisées pendant cette période, les certifications obtenues et sur l’évolution professionnelle du salarié.

Chaque année le déploiement des entretiens professionnels donne lieu à une information auprès des instances représentatives du personnel.

Pour vous est-ce une charge ou un investissement ?

A la première lecture les employeurs disent que ce n’est pas possible au regard du temps à prévoir.

L’entretien ayant lieu sur le temps de travail, cela représente un coût en temps indéniable pour l’entreprise. Du temps pour mettre un dispositif, structurer des supports, former les managers à la conduite des entretiens, mettre en place un suivi…

Quelle est la valeur ajoutée des entretiens professionnel selon vous ?

Rencontrer régulièrement chacun de ses collaborateurs, échanger sur ses perspectives professionnels, ses souhaits professionnels en interne voire en externe, apporte une valeur ajoutée pour le salarié et l’entreprise.

Pour le salarié, c’est souvent la première fois qu’il échange avec leur manager sur l’entreprise, l’évolution des métiers dans l’entreprise, des postes et qu’il peut s’interroger sur ses souhaites au regard des changements.

Cela devient très intéressant lorsque le salarié se situe dans son entreprise, quels sont les risques par rapport à lui, les questions de vieillissement au travail…

Pour l’entreprise, c’est l’occasion pour le manager d’ajuster son management, d’individualiser son management en prenant en compte les deals qu’ils ont passé lors de l’entretien.

Par exemple ?

Un salarié qui souhaiterait avoir plus d’autonomie dans son travail, peut se voir attribuer un co-pilotage de projet. Un salarié qui souhaiterait changer d’atelier, son manager pourrait lui proposer de réaliser un stage.

Il aurait pu en parler dans la vie quotidienne ? Mais les rencontres et réunions sont souvent opérationnelles. Ces sujets sont rarement évoqués entre deux portes.

Prendre un temps identifié permet d’aborder les choses sous l’angle de l’échange et non pas sur la demande ou la plainte.

Pour l’entreprise c’est l’occasion de renforcer les pratiques de management individualisé des compétences et de la formation des salariés,  dans une perspective d’anticipation. Un salarié aura dans l’entretien, les conditions favorables pour informer son entreprise de son obligation de départ pour suivre un conjoint muté, information importante pour anticiper ses recrutements.

De la même façon, l’âge de départ à la retraite et de la gestion de ce départ peut-être abordé. Cela permet à l’entreprise d’anticiper les transferts de compétences dans de bonnes condition.

L’entretien est un temps d’analyse et de synthèse, de la construction de projet concerté entre un salarié et sa structure. C’est à la fois l’aboutissement d’une période et le point de départ d’un processus à mettre en œuvre tout au long de l’année.

C’est un temps de prise de recul sur le quotidien.

N’est-ce pas un risque pour le salarié de se livrer sur ses questionnements ?

Effectivement, c’est un risque partagé. Selon le format de l’entretien et la transparence du processus, l’entretien peut glisser sur du jugement,… une approche plus affective. Mais cela peut aussi arriver dans le quotidien. Or l’entretien est posé comme un temps de recul, cela se préparer. Moi salarié, avec mes aspirations, mon projet professionnel, mon projet de vie, mes compétences :  comment les évolutions de mon environnement de travail vont répondre à mes aspirations ? Est-ce que cela va me permettre de m’éclater ?

Et pour l’entreprise, cela lui permet de détecter des collaborateurs qui vont saisir les opportunités de l’évolution. Réfléchir à l’adéquation des stratégies, de l’entreprise et du salarié. L’adéquation est jouable, pas jouable et à quelle condition.

Plus l’emploi est difficile (investissement physique ou mentale), plus la réflexion sur le parcours professionnel est importante pour mettre en place suffisamment en amont, les leviers avant que les difficultés apparaissent.

L’enjeu est bien là : anticiper !

L’enjeu ne se résume pas à un repérage des besoins en formation. La formation est un des leviers.

Vous avez quelques conseils nous donner ?

Pour la réussite de ce projet, il y a quelques points de vigilance :

  • Définir et partager avec tout l’encadrement, les enjeux des entretiens, les axes de la stratégie RH. En quoi les entretiens professionnels peuvent être utile au regard de cette stratégie ?
  • S’accorder sur les règles du jeu : qui fait quoi, quand, comment, quelle durée ?
  • Définir le processus avec un amont et un aval, et comment il est articulé avec les autres processus RH (recrutement, mobilité interne, formation, prévention des risques…)
  • Instrumenter et documenter le processus : créer les supports d’entretien adapté à la finalité de l’entretien et à la culture d’entreprise. Éventuellement des guides explicatifs, des supports de traçabilité, pour garder la trace.
  • Un des moyens pour éviter cet écueil, est d’évaluer régulièrement le dispositif pour l’améliorer tant au niveau des outils, du processus que des effets produits.
  • Inscrire l’entretien dans un processus RH de gestion des compétences. Ex : qui donne le feu vert aux demandes exprimées pendant l’entretien (formation, stage dans un autre service….), qui les valide, qui les gère ?
    Si un projet de mobilité vers un autre service est envisagé, qui valide la mise en place d’un stage d’immersion dans ce service ?
  • Conduire les entretiens professionnels nécessite une expertise particulière. Les managers doivent développer leur savoirs-faire de la conduite de l’entretien professionnel. Ils doivent avoir un mode de communication adaptée à l’entretien. On n’est pas sur un entretien d’évaluation de la performance au travail. Il doit rester sur de l’analyse des projets, de l’adéquation ou non entre le projet individuel et le projet de l’entreprise et sur les moyens à mettre en place pour vérifier ou confirmer cette adéquation. Une des fortes compétences à développer :  l’exploitation et le suivi des entretiens par le manager mais aussi par le service RH. Si l’entretien ne donne pas lieu à un suivi des actions définies, l’entretien restera un moment d’échange entre le collaborateur et son hiérarchique et le processus est voué à disparaître.
  • C’est aussi une compétence collective de l’encadrement, en terme d’implication dans la gestion des RH dans l’entretien. Il ne peut plus se contenter de faire des plannings, il est obligé de s’impliquer fortement. Au-delà c’est aussi le développement de compétences managériales.

L’entretien est un acte de management qui agit sur la motivation de chaque membre de l’équipe.

L’entretien professionnel, certes une obligation mais elle est porteuse de valeur ajoutée pour le salarié. C’est un témoignage d’intérêt pour un salarié, renforçant sa motivation. Pour le manager c’est l’occasion de renforcer l’impact de son management et d’influer sur la satisfaction au travail, sur la fidélisation, sur la capitalisation des compétences clés et à terme. L’entreprise ne perd pas son investissement !

 

Merci à Isabelle Bodin,  Consultante expert, Référente GPEC / RH et formation, pour son éclairage sur le sujet

 

Pour en savoir plus

Retrouverez nos formations à l’entretien professionnel et nos prestations de Diagnostic et Conseil RH sur le sujet.

Vous trouverez notamment sur le site d’OPCALIA « Entre 2″ un serious game destiné aux managers qui souhaitent s’entraîner à la conduite des entretiens professionnels. Grâce à Entre 2, vous pouvez vous projeter, en 3D, en situation professionnelle dans un environnement proche de votre vécu.

Basé sur le principe des jeux vidéo, ce simulateur vous permet de conduire, par avatar interposé, un entretien avec un collaborateur virtuel. Comme dans un jeu vidéo, ce dernier réagit en temps réel. Les dialogues et le ton de l’entretien évoluent ainsi dynamiquement en fonction de vos choix de formulation.

Rentrée morose, envie de bouger ? Les 4 clés d’une mobilité réussie

En période de rentrée nous sommes nombreux à nous poser les mêmes questions existentielles : Est-ce que je suis vraiment bien dans ce boulot ? Mon poste peut-il disparaître ? Est-ce que ce n’est pas le moment de changer, d’évoluer ? A défaut de pouvoir répondre à votre place, nous vous donnons ici 4 conseils pour vous permettre d’avancer et pourquoi pas de prendre la bonne décision.

 

Les réformes des retraites récentes et à venir amènent les générations nées à partir des années 60 à imaginer devoir se mettre en mouvement pour pouvoir poursuivre et sécuriser leur prochaine partie de vie professionnelle. Culturellement moins mobiles que les générations qui intègrent le marché du travail aujourd’hui, les salariés dits de la « génération X » seront pourtant de plus en plus rares à réaliser toute leur carrière dans la même entreprise.

 

En effet, les bouleversements technologiques, les restructurations, les problèmes de santé, les ruptures familiales… sont autant de facteurs qui peuvent venir fragiliser un salarié en cours d’emploi. Malheureusement, encore trop rarement l’anticipation est-elle au rendez-vous, tant du côté des salariés que des employeurs, et ce malgré leur « co-responsabilité » en matière de formation professionnelle notamment.

 « Des recettes qui fonctionnent existent »

Les grandes restructurations industrielles de ces 30 dernières années ont amené à des milliers de transitions professionnelles réussies de salariés licenciés pour motif économique. 25 ans d’expérience nous ont conduit à identifier les ingrédients qui sécurisent une mobilité professionnelle :

  • du temps (les parcours de retour à l’emploi sécurisé demandent souvent 6 mois et 2 ans selon le type d’emploi visé : bilan de compétences, formation et/ou VAE, période de stage et de pré-emploi, emploi),
  • un dispositif financièrement sécurisant (à l’instar du Contrat de Sécurisation Professionnel ou du congé de reclassement),
  • un plan d’accompagnement cohérent assorti de réelles mesures d’appui et de soutien notamment des moyens nécessaires pour financer la formation à travers des adaptations au poste ou de véritables reconversions,
  • des accompagnements à créer son propre emploi, à reprendre une entreprise, à évoluer, à sécuriser sa fin de carrière…

Quand on sait que seulement 3 % des inscriptions à Pôle Emploi (hors CSP) émanent de personnes licenciées économiques, on voit que certaines recettes fonctionnent !

Pourquoi ne pas se servir de ces expériences pour imaginer l’accompagnement des salariés en cours d’emploi qui souhaitent se mobiliser sur un nouveau projet, au sein ou en dehors de l’entreprise ?

La formation, les outils bilan de compétences et accompagnement VAE, les entretiens milieu de carrière… ont fait leur preuve mais ne sont pas suffisants. Il faut de la conviction de la part des entreprises sur leur intérêt de voir des salariés se mettre en mouvement, gérer leur parcours professionnel ; il faut du temps et de l’anticipation ; il faut des moyens d’accompagnement (qui existent très souvent), pour sécuriser des projets qui trop souvent se terminent en échec parce que mal construits ou ne voient pas le jour par manque de préparation et de sécurisation.

« Pourquoi attendre la rupture pour se mettre en mouvement ? « 

C’est également notre lecture de l’Accord Interprofessionnel du 11 janvier 2013 et de la loi sur la sécurisation de l’emploi qui en découle. Les partenaires sociaux ont souhaité réaffirmer et renforcer les dispositifs permettant d’avoir une gestion dynamique des Ressources Humaines pour les entreprises, des parcours professionnels pour les salariés.

RH, chercheurs, professionnels de l’emploi et de la formation, … qu’en pensez vous ? Comment faire évoluer nos pratiques, notre culture ?