Entretien professionnel : obligation règlementaire ou levier de management ?

rawpixel-com-252127L’entretien professionnel est obligatoire, à chaque entreprise de transformer l’essai pour en tirer de la plus-value. Isabelle Bodin, Consultante experte, donne son point de vue.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés ?

Il a été créé par la loi de mars 2014 sur la formation professionnelle. Il concerne tous les salariés de toutes les entreprises quelle que soit leur taille. L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans et après une absence de longue durée (arrêt maladie longue durée, congé maternité, congé parental, congé syndical). Tous les 6 ans, un entretien récapitulatif permet de fait le point sur les formations réalisées pendant cette période, les certifications obtenues et sur l’évolution professionnelle du salarié.

Chaque année le déploiement des entretiens professionnels donne lieu à une information auprès des instances représentatives du personnel.

Pour vous est-ce une charge ou un investissement ?

A la première lecture les employeurs disent que ce n’est pas possible au regard du temps à prévoir.

L’entretien ayant lieu sur le temps de travail, cela représente un coût en temps indéniable pour l’entreprise. Du temps pour mettre un dispositif, structurer des supports, former les managers à la conduite des entretiens, mettre en place un suivi…

Quelle est la valeur ajoutée des entretiens professionnel selon vous ?

Rencontrer régulièrement chacun de ses collaborateurs, échanger sur ses perspectives professionnels, ses souhaits professionnels en interne voire en externe, apporte une valeur ajoutée pour le salarié et l’entreprise.

Pour le salarié, c’est souvent la première fois qu’il échange avec leur manager sur l’entreprise, l’évolution des métiers dans l’entreprise, des postes et qu’il peut s’interroger sur ses souhaites au regard des changements.

Cela devient très intéressant lorsque comment le salarié se situe dans son entreprise, quelles sont les risques par rapport à lui, les questions de vieillissement au travail…

Pour l’entreprise, c’est l’occasion pour le manager d’ajuster son management, d’individualiser son management en prenant en compte les deals qu’ils ont passé lors de l’entretien.

Par exemple ?

Un salarié qui souhaiterait avoir plus d’autonomie dans son travail, peut se voir attribuer un co-pilotage de projet. Un salarié qui souhaiterait changer d’atelier, son manager pourrait lui proposer de réaliser un stage.

Il aurait pu en parler dans la vie quotidienne ? Mais les rencontres et réunions sont souvent opérationnelles. Ces sujets sont rarement évoqués entre deux portes.

Prendre un temps identifié permet d’aborder les choses sous l’angle de l’échange et non pas sur la demande ou la plainte.

Pour l’entreprise c’est l’occasion de renforcer les pratiques de management individualisé des compétences et de la formation des salariés,  dans une perspective d’anticipation. Un salarié aura dans l’entretien, les conditions favorables pour informer son entreprise de son obligation de départ pour suivre un conjoint muté, information importante pour anticiper ses recrutements.

De la même façon l’âge de départ à la retraite et de la gestion de ce départ peut-être abordé. Cela permet à l’entreprise d’anticiper les transferts de compétences dans de bonnes condition.

L’entretien est un temps d’analyse et de synthèse, de la construction de projet concerté entre un salarié et sa structure. C’est à la fois l’aboutissement d’une période mais c’est aussi le point de départ d’un processus à mettre en œuvre tout au long de l’année.

C’est un temps de prise de recul sur le quotidien.

N’est-ce pas un risque pour le salarié de se livrer sur ses questionnements ?

Effectivement, c’est un risque partagé. Selon le format de l’entretien et la transparence du processus, l’entretien peut glisser sur du jugement,… une approche plus affective. Mais cela peut aussi arriver dans le quotidien. Or l’entretien est posé comme un temps de recul, cela se préparer. Moi salarié, avec mes aspirations, mon projet professionnel, mon projet de vie, mes compétences, comment les évolutions de mon environnement de travail vont répondre à mes aspirations ? Est-ce que cela va me permettre de m’éclater ?

Et pour l’entreprise, cela lui permet de détecter des collaborateurs qui vont saisir les opportunités de l’évolution. Réfléchir à l’adéquation des stratégies, de l’entreprise et du salarié. L’adéquation est jouable, pas jouable et à quelle condition.

Plus l’emploi est difficile (investissement physique ou mentale), plus la réflexion sur le parcours professionnel est importante pour mettre en place suffisamment en amont, les leviers avant que les difficultés apparaissent.

L’enjeu est bien là : anticiper !

L’enjeu ne se résume pas à un repérage des besoins en formation. La formation est un des leviers.

Vous avez quelques conseils nous donner ?

Pour la réussite de ce projet il y a quelques points de vigilance :

  • Définir et partager avec tout l’encadrement, les enjeux des entretiens, les axes de la stratégie RH et en quoi les entretiens professionnels peuvent être utile au regard de cette stratégie.
  • S’accorder sur les règles du jeu : qui fait quoi, quand, comment, quelle durée ?
  • Définir le processus avec un amont et un aval, et comment il est articulé avec les autres processus RH (recrutement, mobilité interne, formation, prévention des risques…)
  • Instrumenter et documenter le processus : créer les supports d’entretien adapté à la finalité de l’entretien et à la culture d’entreprise. Éventuellement des guides explicatifs, des supports de traçabilité, pour garder la trace.
  • Un des moyens pour éviter cet écueil, est d’évaluer régulièrement le dispositif pour l’améliorer tant au niveau des outils, du processus que des effets produits.
  • Inscrire l’entretien dans un processus RH de gestion des compétences. Ex : qui donne le feu vert aux demandes exprimées pendant l’entretien (formation, stage dans un autre service….), qui les valide, qui les gère ?
    Si un projet de mobilité vers un autre service est envisagé, qui valide la mise en place d’un stage d’immersion dans ce service ?
  • Conduire les entretiens professionnels nécessite une expertise particulière. Les managers doivent développer leur savoirs-faire de la conduite de l’entretien professionnel. Le manager doit avoir un mode de communication adaptée à l’entretien. On n’est pas sur un entretien d’évaluation de la performance au travail. Il doit rester sur de l’analyse des projets, de l’adéquation ou non entre le projet individuel et le projet de l’entreprise et sur les moyens à mettre en place pour vérifier ou confirmer cette adéquation. Une des fortes compétences à développer c’est l’exploitation et le suivi des entretiens par le manager mais aussi par le service RH. Si l’entretien ne donne pas lieu à un suivi des actions définies, l’entretien restera un moment d’échange entre le collaborateur et son hiérarchique et le processus est voué à disparaître.
  • C’est aussi une compétence collective de l’encadrement, en terme d’implication dans la gestion des RH dans l’entretien. Il ne peut plus se contenter de faire des plannings il est obligé de s’impliquer fortement. Au-delà c’est aussi le développement de compétences managériales.

L’entretien est un acte de management qui agit sur la motivation de chaque membre de l’équipe.

L’entretien professionnel, certes une obligation mais elle est porteuse de valeur ajoutée pour le salarié. C’est un témoignage d’intérêt pour un salarié, renforçant sa motivation. Pour le manager c’est l’occasion de renforcer l’impact de son management et d’influer sur la satisfaction au travail, sur la fidélisation, sur la capitalisation des compétences clés et à terme. L’entreprise ne perd pas son investissement !

 

Merci à Isabelle Bodin,  Consultante expert, Référente GPEC / RH et formation, pour son éclairage sur le sujet

 

Pour en savoir plus

Vous trouverez notamment sur le site d’OPCALIA « Entre 2″ un serious game destiné aux managers qui souhaitent s’entraîner à la conduite des entretiens professionnels. Grâce à Entre 2, vous pouvez vous projeter, en 3D, en situation professionnelle dans un environnement proche de votre vécu.

Basé sur le principe des jeux vidéo, ce simulateur vous permet de conduire, par avatar interposé, un entretien avec un collaborateur virtuel. Comme dans un jeu vidéo, ce dernier réagit en temps réel. Les dialogues et le ton de l’entretien évoluent ainsi dynamiquement en fonction de vos choix de formulation.

Emmanuelle Sohier-Rousseau

Emmanuelle Sohier-Rousseau

Responsable département Gestion de carrière et prestations Pôle Emploi chez Catalys Conseil
Emmanuelle Sohier-Rousseau

Donnez-nous votre avis

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *